28. juin, 2022

Réunion de bureau du 13 juin 2022

Section Départementale AFAF Haut Doubs 

Saison 2021-2022

PV Réunion de bureau - N°07 

Lundi 13 juins 2022 - 18h00 - Doubs

Présents: Ludovic NENING, Pascal BREITENSTEIN, François CUNIN, Pierre FAILLENET, Claude PASQUIER, André PERROT et Laurent PRITZY.

Excusés: Denis HAULE et Eric LOUVRIER 


 

 

Ludovic ouvre la séance à 18h10 en souhaitant la bienvenue aux présents.

 

1: Point sur les adhésions

Nous avons enregistré plusieurs adhésions depuis la dernière réunion.

Nous comptons 85 adhérents, répartis ainsi :

  • 72 arbitres en activité (dont 11 nouveaux),
  • 5 officiels,
  • 7 ex-arbitres,
  • 1 sympathisant.

 

 2: Tournoi de sixte du samedi 02 juillet 2022 à Etalans

Règlement du tournoi :

Il sera envoyé dès la réception des frais d’inscriptions reçus et sera affiché vers la table de marque.

Personnels et organisation :

Pierre informe qu’il sera absent le samedi, étant hospitalisé ce jour-là.

Jean-Yves Andrea s’est désisté et n’apportera pas son aide promise.

Le détail des postes restant à pourvoir est le suivant :

  • 1 à la caisse centrale1 ou 2 à la buvette
  • 1 au service
  • 3 arbitres. Pascal informe que Bruno Besson viendra arbitrer.
  • Le nombre de joueurs de l’équipe de l’amicale n’est pas encore connu, Ludovic doit contacter les adhérents afin de former une équipe.

En cours de la réunion qui a suivi, Valentin Vallet s’est proposé pour donner un coup de main le vendredi pour l’installation des chapiteaux, sous réserve de pouvoir prendre congé vers son employeur l’après-midi.

Victor Simonet et Tom Juillerat se sont proposés pour arbitrer ou jouer. Réponse leur sera apportée rapidement. 

Afin de s’assurer d’une bonne organisation, il faudra un minimum de 20 personnes dans les différents encadrements et postes à tenir.

Des polos seront proposés aux organisateurs et aidants. Ludovic prendra contact avec Géant du Foot afin de connaitre le délai pour fourniture des polos floqués. Il est prévu de prendre 5 tailles XXL, 15 tailles XL et 15 tailles L. Ces équipements, dont le coût de revient sera de 15 à 17 € pièce, resteront la propriété de l’amicale. Si les organisateurs le souhaitent, ils pourront les acheter entre 10 ou 12 € l’unité. Il faudra trouver une personne gérant la remise, récupération et vente éventuelle de ces polos.

Accord de l’assemblée à cette proposition de Ludovic.

Matériel :

François confirme la mise à disposition de 3 terrains (terrain honneur divisé en deux + terrain annexe), des vestiaires et du site du club d’Etalans et fait état du matériel.

Sont réservés et assurés d’être mis à notre disposition :

-          Buvette hexagonale

-          Camion frigorifique (réservé à Super U Valdahon)

-          Camion sono

-          2 friteuses

-          3 barbecues

-          4 chapiteaux (2 grands et 2 petits)

-          40 Tables et 80 bancs qui seront prêtées par le négociant nous fournissant la bière et les tireuses.

-          2 tireuses à bière et 2 pompes

-          10 à 12 fûts de 30 litres de bière

-          Tickets de valeur de 1€ pour éviter tout brassage d’argent à la buvette.

 

Plusieurs affiches avec prix pour boissons et sandwiches seront installées aux abords de la buvette.

Une trousse de secours sera à disposition à la table de marque.

Pascal et François dressent la liste des quantités de boissons, viande, frites et accompagnements ainsi que fournitures diverses à acheter ou commander.

Ludovic se charge de fournir le bois nécessaire pour le barbecue.

Lots :

La liste des lots est présentée. Pascal va voir pour un ou des lots de bouteilles de vin supplémentaires.

Bertrand Lechine informe lors de la réunion suivante qu’il pourra fournir des lots de saucisses.

Outre les lots déjà en notre possession ou réservés, nous avons aussi 24 coupes, 8 jeux de 8 tee-shirts.

Chaque équipe devrait pouvoir recevoir un lot.

Inscriptions :

A ce jour, une seule équipe s’est inscrite.

Force est de constater qu’il y a beaucoup de manifestations sur le secteur Haut-Doubs le 2 juillet.

Pour assurer la tenue de notre tournoi, le nombre minimum d’équipes inscrites sera de 16. L’idéal étant 24 comme initialement prévu et espéré.

Si nous n’avons que 16 équipes, le tournoi se jouerait sur 2 terrains et non 3, et 6 arbitres suffiraient au lieu des 9 prévus.

André fera une relance par mail aux clubs et à tous les adhérents dès le 14 juin.

Lors de la réunion de 20h00, Ludovic a demandé aux adhérents de se mobiliser, soit vers leurs clubs, familles, amis pour constituer des équipes.

Ludovic contactera tous les adhérents pour faire au moins une équipe représentant notre amicale. 

Un point sera fait par mail le 17 ou 18 juin pour voir le nombre d’équipes inscrites.

Le 22 juin, nous prendrons une décision définitive du maintien ou annulation du tournoi en fonction du nombre d’équipes inscrites.

François profite de cet instant pour rappeler que faisant suite aux des restrictions sanitaires liées à la COVID-19 depuis 2 saisons, nous n’avons eu aucune rentrée d’argent et seul le maintien de cette manifestation pourra renflouer les caisses.

Après la distribution de plusieurs affiches, les communications faites pendant la réunion et par mails aux clubs et adhérents, nous espérons le maintien de cette manifestation, surtout que logistiquement tout est quasiment « calé ».

 

3. Assemblée Générale

L’assemblée Générale est maintenue au dimanche 03 juillet 2022 au stade d’Etalans.

André envoie les convocations dès le 14 juin avec une demande de candidature pour les adhérents souhaitant intégrer le bureau de notre amicale.

Les réponses à convocation seront à donner avant le 26 juin. Comme chaque année, les proches des adhérents sont invités.

Le rendez-vous est fixé à 10h00 pour le début de l’AG à 10h30.

Ludovic dresse la liste des personnes à inviter :

-          Président du district

-          Président de la SR AFAF BFC

-          Président de la CDA

-          Présidents des SD Doubs-Sud et Jura

-          Président du club d’Etalans

-          Représentant du Crédit Mutuel

-          Président d’Honneur, Michel Vautrot

L’AG sera présentée depuis un support en vidéoprojecteur. André demande à François et Eric de lui envoyer les documents afférant à leurs interventions respectives afin de projection. Ludovic se chargera de fournir vidéoprojecteur et écran.

Les arbitres nommés en cours de saison et présent à l’AG se verront offrir un tee-shirt par l’amicale.

L’ordre du jour sera le suivant :

  • Accueil et émargement
  • Ouverture de l’AG
  • Allocution du président
  • Rapport moral du secrétaire
  • Présentation des comptes
  • Approbation des comptes
  • Résultats du jeu « challenge de l’avent » et remise des lots
  • Interventions des invités :
    • Représentant du Crédit Mutuel
    • Président du club d’Etalans
    • Président du district
    • Présidents des SD
    • Président de la SR
    • Président de la CDA
    • Michel Vautrot
  • Paroles aux adhérents
  • Clôture de l’AG

 

L’ordre du jour étant épuisé, Ludovic lève la séance à 20h00 et nous accueillons les adhérents pour la réunion mensuelle de 20h00.

 

Le président, Ludovic NENING   

Le secrétaire, André PERROT