1. avr., 2022

Réunion de bureau du 28 mars 2022

Section Départementale AFAF Haut Doubs 

Saison 2021-2022

PV Réunion de bureau - N°06 

Lundi 28 mars 2022 - 19h00 - Fallerans

Présents: Ludovic NENING, Pascal BREITENSTEIN, François CUNIN, Denis HAULET, Claude PASQUIER, André PERROT et Laurent PRITZY.

Excusés: Pierre FAILLENET et Eric LOUVRIER 


 

Ludovic ouvre la séance à 19h10 en souhaitant la bienvenue aux présents.

Prompt rétablissement à Pierre FAILLENET qui a subi une légère intervention chirurgicale cette après-midi, ainsi qu’à Antoine BOFFA victime de quelques problèmes de santé.

 

1: Point sur les adhésions

Nous avons enregistré plusieurs adhésions depuis la dernière réunion.

Nous comptons 82 adhérents, répartis ainsi :

  • 69 arbitres en activité (dont 11 nouveaux),
  • 5 officiels,
  • 7 ex-arbitres,
  • 1 sympathisant.

 

2: Tournoi de sixte du samedi 02 juillet 2022 à Etalans

L’ordre du jour de la réunion ne concerne que l’organisation et la préparation du tournoi de sixte.

Règlement du tournoi :

Eric, excusé pour cette réunion, a envoyé une première version de travail. François a également travaillé sur ce point. L’ensemble des présents l’ont étudié et apporté quelques modifications. André se chargera d’envoyer le nouveau règlement qui sera à valider.

Ludovic informe que tous les arbitres seront conviés à une réunion pour les imprégner du règlement dès 08h30/09h00 le jour du tournoi.

Personnels organisation :

Le détail est présenté avec le nombre minimum de personnes à charge des postes :

  • Installation des chapiteaux (le vendredi) : un maximum de monde.
  • Arbitrage = 9 personnes
  • Caisse centrale = 2 personnes
  • Buvette = 3 personnes
  • Restauration :   Cuisson frittes = 1 personne
  • Cuisson barbecue = 2 personnes
  • Service = 2 personnes
  • Table de marque = 2 personnes

Afin de s’assurer d’une bonne organisation, il faudra un minimum de 20 personnes dans ces différents encadrements et postes à tenir. André enverra un courriel aux adhérents dès mardi 29, en espérant une réponse rapide de chacun.

Pascal aura la charge du pôle restauration.

Ludovic demande s’il est possible de fournir un tee-shirt aux organisateurs et encadrant du tournoi. L’assemblée donne un avis favorable. Il se chargera d’effectuer un devis.

Matériel :

François confirme de la mise à disposition de 3 terrains (terrain honneur divisé en deux + terrain annexe), des vestiaires et du site du club d’Etalans.

François aura certainement la possibilité d’un prêt d’une buvette hexagonale. Confirmation sera faite prochainement. Il dresse la liste des achats des fournitures à acheter.

François annonce le matériel déjà assuré de mise à notre disposition :

  • Camion sono
  • 2 friteuses
  • 3 barbecues
  • 4 chapiteaux (2 grands et 2 petits)
  • Tables et bancs qui seront prêtées par le négociant nous fournissant la bière et les tireuses.

L’idéal serait d’avoir un camion frigorifique, une recherche doit se faire dans ce sens.

Ludovic demande qu’une trousse de secours soit à disposition.

Point financier :

Il n’y aura pas de brassage d’argent aux buvettes et stand barbecue/frites, une caisse centrale sera mise en place avec l’achat de ticket qui aura une valeur d’1€.

Les prix de ventes sont fixés et validés par le bureau.

Communication :

Il sera demandé aux adhérents d’informer leurs clubs pour former au moins une équipe. Les clubs du secteur et district recevront une communication depuis notre adresse générique (communication.afafhautdoubs@gmail.com).

Ludovic se chargera de faire des affiches.

Des bulletins d’inscriptions accompagneront les affiches de communication.

Ludovic et François insistent à ce que les inscriptions des équipes se fassent pour le 20 juin au plus tard, toute inscription étant validée par le bulletin fourni accompagné du paiement de 80€ par équipe. Une inscription sans règlement ne sera pas prise en compte.

Lots :

La liste des lots est présentée.

Ludovic souhaite que chaque équipe reparte avec un lot.

François propose le contenu des lots qui seront octroyés aux vainqueurs du tournoi. Proposition validée.

Divers :

Un apéritif sera offert lors de la remise des prix.

Ludovic demande qu’il y ait un support photos. Il aura peut-être la possibilité d’avoir une personne avec un drone pouvant filmer la journée.

 

3: Informations diverses

L’assemblée Générale est maintenue au dimanche 03 juillet 2022 mais aura lieu au stade d’Etalans (au lieu de Fallerans initialement prévu) sous réserve de l’accord du Président du club d’Etalans.

Ludovic dresse la liste des personnes à inviter :

  • Président du district
  • Président de la SR AFAF BFC
  • Présidents des SD Doubs-Sud et Jura
  • Président du club d’Etalans
  • Représentant du Crédit Mutuel
  • Président d’Honneur, Michel Vautrot

L’AG sera présentée depuis un support en vidéoprojecteur.

La réunion mensuelle de mai est repoussée au mardi 03 mai 2022 (au lieu de lundi 02 mai) à 20h00 à Doubs.

Une prochaine réunion de bureau traitant du tournoi de sixte est à fixer rapidement.

 

L’ordre du jour étant épuisé, Ludovic lève la séance à 22h10.

 

Le président, Ludovic NENING   

Le secrétaire, André PERROT